Kancelář starosty a tajemníka

sekretářka starosty Martina Kutláková	tel.: 380 303 113 e-mail: kutlakova@mestokaplice.cz
personalistika, kontrola Ing. Ivana Chromá	tel.: 380 303 117 e-mail: ivana.chroma@mestokaplice.cz
mzdy, personalistika Martina Švagrová	tel.: 380 303 116 e-mail: svagrova@mestokaplice.cz
krizové řízení a obrana Mgr. Milan Kadič	tel.: 380 303 115 e-mail: milan.kadic@mestokaplice.cz
krizové řízení a obrana Mgr. Lenka Nagyová	tel.: 380 303 179 e-mail: lenka.nagyova@mestokaplice .cz
správce informačního systému Jiří Štika	tel.: 380 303 114, 773 444 556 e-mail: stika@mestokaplice.cz
správce informačního systému František Krtek	tel.: 380 303 114, 777 458 621 e-mail: frantisek.krtek@mestokaplice.cz

Kancelář starosty zajišťuje:

sekretariát

korespondenci starosty, místostarostů města a tajemníka MěÚ,
agendu žádostí - žádosti eviduje a odpovídá za jejich kompletnost,
materiály pro jednání MěR a MěZ a zajišťuje jejich rozesílání,
zápisy z jednání MěR a MěZ, zpracovává usnesení a výpisy z usnesení,
hlavní pokladnu

personalistika

personální agendu,
realizace vzdělávacích programů zaměstnanců podle potřeby organizace,
centrální evidenci stížností a petic,
agendu žádostí o informace podle zákona č. 106/1999 Sb.
agendu obecně prospěšných prací,
správu webových stránek města

mzdy

obsluha docházkového systému, kontrola docházky
obsluha software pro zpracování mezd včetně aktualizací
odvody zdravotním pojišťovnám, české správě sociálního zabezpečení včetně ohlašovací povinnosti
odvody finančnímu úřadu
kontakt s penzijními fondy – zajištění plateb příspěvku od zaměstnavatele
zpracování čtvrtletních statistických výkazů
pro zaměstnance Města Kaplice zajišťuje stravenky na závodní stravování, prodej a odvod hotovostí
provádí kontrolu cestovních příkazů, včetně vyúčtování tuzemské i zahraniční

správce informačního systému

ochranu, údržbu a aktualizaci složitých databází,
správu, funkčnost a bezpečnost lokálních počítačových sítí,
monitorování a diagnostiku sítí, definování a přidělování adres uživatelům a propojování na další sítě,
bezpečnost dat,
servis uživatelům na úseku správy databází,
správu počítačové sítě a telekomunikační techniky, zejména instalace aplikačních programů a jejich upgrade,
správu licencí a evidenci software a hardware, kontrolu dodržování vnitřního předpisu o používání informačních technologií,
správu, údržbu a úpravu docházkového systému,
zálohování dat a zabezpečování provozu telefonní sítě

kontrola

koordinaci kontrolního týmu, sestavování návrhů plánů kontrolních akcí, norem pro činnost vnitřního kontrolního systému včetně nápravných opatření a projednávání výsledků kontroly, zajišťování součinnosti s orgány vnější kontroly
přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému se zaměřením zejména na dodržování právních předpisů, rizik a opatření k jejich zmírnění či vyloučení a hodnocení účinnosti vnitřního kontrolního systému,
kontrolu ve všech oblastech vnitřní činnosti organizace,
soustavné sledování, analýza, přezkoumávání a vyhodnocování hospodaření správních celků nebo samosprávných celků, jejich organizačních složek nebo zřizovaných organizací,
všechny úkoly vyplývající z kontrolního řádu města

krizové řízení

komplexně úkoly pro zvládání krizových stavů (nouzový stav, stav nebezpečí, stav ohrožení státu a válečný stav),
koordinuje a zabezpečuje úkoly obranného plánování, civilně nouzového plánování a havarijního plánování,
proces obranného plánování ve správním obvodu obce s rozšířenou působností (tzn. ORP) Kaplice, úkoly vlády a Ministerstva obrany k zajištění úkolů obrany státu na území ORP,
požadavky a potřeby Armády ČR při plnění úkolů mobilizace ozbrojených sil a další opatření k obraně státu v součinnosti s Územní vojenskou správou a krajským vojenským velitelstvím,
zpracovávání podkladových materiálů do dokumentace obranného plánování krajského úřadu a ústředních správních úřadů,
na základě požadavků oprávněných subjektů a po schválení starostou, věcné prostředky pro zajišťování potřeb obrany státu, dle jejich druhu s příslušnými odbory MěÚ,
koordinaci činností k provedení rozpracování úkolů krizového plánu kraje Městským úřadem Kaplice,
činnosti k analýze a vyhodnocení rizik, k plánování, organizaci a realizaci činností spojených s řešením krizových situací,
po ukončení zpracování dokumentu "Rozpracování úkolů krizového plánu Jihočeského kraje Městským úřadem Kaplice" zajišťuje jeho aktualizaci, provádění změn,
přípravu jednání schůzí Bezpečnostní rady města Kaplice, na zpracování jejího pracovního plánu na kalendářní rok, je jmenován tajemníkem bezpečnostní rady, zpracovává zápisy,
přípravu zasedání Krizového štábu města Kaplice, je jmenován tajemníkem Krizového štábu, provádí aktuální změny ve složení bezpečnostní rady a krizového štábu podle pokynů starosty, zpracovává zápisy z jednání krizového štábu,
jednací protokoly (např. Jednací protokol k písemnostem bezpečnostní rady),
evidenci, ukládání a manipulaci s jednacími protokoly u MěÚ podle Spisového a skartačního řádu MěÚ a jeho příloh,
realizaci úkolů ze zákona č. 241/2000 Sb., hospodářská opatření pro krizové stavy, v podmínkách obce s rozšířenou působností,
plnění úkolů ve prospěch sdružení dobrovolných hasičů a vytvořené jednotky JPO-III Kaplice, ve smyslu zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně
v souvislosti s Hasičským záchranným sborem Jč kraje přípravu seznámení PO a FO s možnostmi ohrožení, vyskytujícími se zdroji rizik a řešením ohrožení ve správním obvodu ORP Kaplice.